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Un texte professionnel vise à l’utilité, donc on écrit pour être lu. Autrement dit, on écrit pour d’autres que soi. L’objectif est de transmettre un message et d’atteindre un but. Par conséquent, écrire clairement et avec méthode est indispensable.
Voici plusieurs techniques de rédaction efficaces réparties parmi trois étapes.
Techniques de rédaction efficaces : d’abord, réfléchir
La première étape de la rédaction professionnelle est la réflexion. Ne vous lancez pas directement dans l’écriture sans avoir réfléchi et pris des notes à propos du contexte et du contenu.
<light-blue-tag-blog>Technique N°1<light-blue-tag-blog>
Cerner le contexte de la rédaction professionnelle
Posez-vous les questions suivantes :
- quelle est la cible du texte que vous allez rédiger ?
- quel est le message que vous souhaitez faire retenir ?
- quel est le canal de communication qui supportera le texte ?
- que voulez-vous que le lecteur fasse à la fin de la lecture ?
Et bien sûr, répondez-y par écrit.
Toutes ces informations vous serviront à encadrer la rédaction, à adopter le point de vue du lecteur tout en ne perdant jamais votre objectif de vue.
<light-blue-tag-blog>Technique N°2<light-blue-tag-blog>
Collecter l’information
Pour écrire un texte, il faut de l’information.
→ Collectez l’information qui servira de matière au texte.
→ Rassemblez l’information pour en avoir une vue globale.
→ Recherchez des idées nouvelles.
Voici 7 questions utiles pour faire le tour d’une problématique donnée :
- Quoi ?
- Qui ?
- Quand ?
- Où ?
- Pourquoi ?
- Comment ?
- Combien ?
<light-blue-tag-blog>Technique N°3<light-blue-tag-blog>
Organiser les idées
Structurez vos idées en faisant un plan.
Classiquement, tout texte commence par quelques lignes d’introduction. Plusieurs paragraphes suivent. Et à la fin quelques lignes de conclusion, contenant éventuellement un appel à action.
Prenez soin de commencer votre texte par l’information principale. De cette manière, vous augmentez considérablement la probabilité que le lecteur la lise et s’en souvienne. La raison est très simple : le début d’un texte est la partie la plus lue.
Faites un brouillon. Cela vous permet de vous concentrer d’abord sur ce que vous allez dire, puis sur comment vous allez le dire.
Ensuite, rédiger
La deuxième étape de la rédaction professionnelle est l’écriture à proprement parler. Tout au long de la rédaction, vos mots d’ordre sont : clarté et simplicité.
Le lecteur doit comprendre le message vite et en déployant un minimum d’efforts.
<light-blue-tag-blog>Technique N°4<light-blue-tag-blog>
Utiliser un vocabulaire simple
La rédaction professionnelle est un outil de travail. La priorité est à l’information plutôt qu’aux figures de style.
→ Choisissez des mots courants, connus et positifs.
→ Utilisez le mot qui sera le mieux compris par les destinataires.
→ Répétez les mots clés sans hésitation, plutôt que de risquer de perdre le lecteur avec plusieurs mots différents pour désigner la même chose.
→ Expliquez les éventuels mots techniques à l’occasion de leur première apparition.
<light-blue-tag-blog>Technique N°5<light-blue-tag-blog>
Faire des phrases courtes
Pour que vos phrases soient claires, elles doivent être :
- courtes,
- constituées de mots courts,
Par exemple :
- bien construites :
Sujet + Verbe + Complément
Qui ? Fait quoi ? À qui ? Où/quand/comment/pourquoi ?
- à la voix active parce que cela se lit et se comprend plus vite que la voix passive :
Par exemple, au lieu de « Le comité de direction est invité à se prononcer. », écrivez « Le comité de direction se prononcera. »
- à la forme affirmative parce qu’un message positif s’enregistre mieux :
Par exemple, au lieu de « Ne faites pas de phrases longues. », écrivez « Faites des phrases courtes. »
<light-blue-tag-blog>Technique N°6<light-blue-tag-blog>
Structurer la rédaction professionnelle avec des connecteurs logiques
Les connecteurs logiques indiquent les rapports logiques entre vos idées. Ainsi, le lecteur comprendra plus vite votre message.
En effet, montrer ces liens logiques directement est plus efficace et moins fatigant pour le lecteur que de le laisser déduire les liens entre vos idées.
Par ailleurs, cela favorise grandement l’unicité de l’interprétation de votre texte.
Quelques connecteurs logiques que vous pouvez utiliser :
1/ pour additionner les idées
- d’abord, en premier lieu, pour commencer
- ensuite, puis, par ailleurs, de plus
- enfin, finalement
2/ pour introduire une restriction
- cependant, néanmoins, toutefois, pourtant, par contre
3/ pour conclure
- en conclusion, ainsi, pour conclure.
Techniques de rédaction efficaces : enfin, réviser
La dernière étape de la rédaction professionnelle est la révision de votre texte.
<light-blue-tag-blog>Technique N°7<light-blue-tag-blog>
Se relire et se faire relire
La relecture est indispensable pour garantir un texte soigné, clair, compréhensible.
Faites plusieurs relectures vous-même, séparez les relectures de forme des relectures de fond. Et surtout, relisez-vous à tête reposée, un certain temps après la rédaction, pour prendre du recul et apporter un regard neuf.
Faites aussi relire votre texte par d’autres personnes, écoutez leurs avis attentivement, puis modifiez votre production si cela vous semble pertinent.
<light-blue-tag-blog>Technique N°8<light-blue-tag-blog>
Valoriser le texte
Un texte est d’autant plus lisible qu’il est visuellement bien structuré. Différentes techniques sont à votre disposition :
- mots clés en gras,
- numérotation,
- énumération,
- ajouts d’intertitres,
- aération du texte,
- illustrations.
Facilitez le survol de votre texte par exemple en jouant sur la typographie. La seule lecture des mots en gras doit donner au lecteur une idée générale du contenu et laisser deviner le message principal.
<light-blue-tag-blog>Technique N°9<light-blue-tag-blog>
Mesurer l’efficacité du texte
La rédaction professionnelle a pour but de produire un texte qui communique une information professionnelle utile à quelqu’un.
Ainsi, votre message doit être très explicite, de façon à n’avoir qu’une interprétation possible. Cela revient à faire en sorte que le lecteur comprenne aisément le message et réponde volontiers à la demande exprimée.
Pour atteindre cet objectif, écrivez clairement et préférez l’efficacité à l’élégance.
Un texte est efficace si après une seule lecture, le destinataire sait précisément ce que l’on attend de lui.
Un texte clair, quant à lui, met le lecteur dans des dispositions favorables pour répondre à ce qui lui a été demandé.
Faites lire votre texte à des lecteurs potentiels et demandez-leur ce qu’ils ont compris.
Finalement, les techniques de rédaction efficaces sont fondées sur les points suivants :
• le texte possède un destinataire précis,
• dont le rédacteur doit adopter le point de vue,
• pour qu’une seule et unique lecture suffise à comprendre le message.
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