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🤗 Porter un regard neuf sur l’entreprise c’est le principe du rapport d’étonnement, cette approche de gestion sollicite les retours d'expérience (feedback) des stagiaires ou des nouveaux employés.
👉 L’idée vous séduit mais vous vous demandez comment procéder ? Zoom sur cette note d’observation, ses conditions et ses avantages.
Qu'est-ce que le rapport d'étonnement ?
📝 Un rapport d’étonnement (onboarding feedback en anglais) est un outil stratégique et managérial qui donne l’opportunité à la nouvelle recrue de partager ses impressions, ses idées et sa vision critique (constructive) du fonctionnement de l’entreprise ou du service qu’elle intègre.
C'est aussi l’occasion idéale pour l'entreprise de progresser, en mettant en avant ses points forts mais aussi en pointant les éventuels dysfonctionnements ou axes d’amélioration.
Pour qui faire un rapport d'étonnement ?
👉 Un rapport d'étonnement est spécifiquement conçu pour les nouveaux employés, qui ont une perspective fraîche sur l'entreprise et son fonctionnement. Il s'agit d'un outil qui leur permet d'exprimer leurs premières impressions, leurs observations et leurs suggestions après avoir pris leurs fonctions.
Ce rapport est ensuite transmis à leur manager ou responsable hiérarchique direct, qui peut utiliser ces informations pour mieux comprendre les défis auxquels les nouveaux employés sont confrontés, ainsi que pour identifier les opportunités d'amélioration dans le processus d'intégration ou dans d'autres aspects de l'entreprise.
Quand faire un rapport d'étonnement ?
👉 Selon les circonstances, le rapport d'étonnement peut être réalisé après quelques semaines, à la fin de la période d'essai, ou à la conclusion d'un stage ou d'une période d'alternance. En règle générale, il intervient après environ trois mois d'observation pour permettre la mise en lumière des éléments importants.
Cependant, le processus de rédaction débute dès l'arrivée et l'intégration du nouveau collaborateur, que ce soit au sein de l'entreprise ou du service. Un formulaire papier peut ainsi être remis dès le premier jour afin de recueillir les premières impressions.
Comment présenter un rapport d'étonnement ?
👉 La présentation d’un rapport d'étonnement peut varier selon les préférences individuelles et la culture de l'entreprise. Généralement, un rapport d'étonnement se présente sous la forme d'un document de 2 à 3 pages, qui peut prendre différentes formes telles que :
• Un questionnaire transmis par le service des ressources humaines.
• Un journal de bord.
• Une note de synthèse.
• Un autre format libre choisi par le collaborateur.
🤗 Il peut également être présenté sous forme d'échanges oraux avec un manager ou lors d'une réunion d'équipe. Le choix du format dépend des préférences personnelles et des pratiques de l'entreprise.
Toutefois, le format papier présente l'avantage d'inscrire les observations dans le temps et de dresser un état des lieux. En effet, cette pratique est véritablement constructive et bénéfique lorsqu'elle est suivie d'une prise en compte sérieuse des problèmes identifiés pour effectuer des changements au sein de l'entreprise.
Modèle de trame de rapport d'étonnement
👉 La conception du rapport d'étonnement revêt une importance capitale pour tirer pleinement parti de cet outil stratégique. Ainsi, il est recommandé qu'il inclue des questions portant sur les aspects suivants :
- L'accueil réservé aux nouveaux employés.
- La culture d'entreprise.
- Les conditions de travail et la qualité de l'environnement professionnel.
- Le processus de recrutement et le parcours d'intégration.
- Les outils de collaboration mis à disposition.
- La qualité des relations interpersonnelles et la communication interne.
- Les points forts ainsi que les éventuels dysfonctionnements identifiés.
- Toute autre suggestion pertinente.
Quelles sont les étapes à suivre après avoir reçu un rapport d'étonnement ?
1. Organiser une rencontre avec l'employé concerné pour discuter des préoccupations exprimées. L'écoute active est essentielle pendant cette discussion, permettant ainsi à l'employé de partager ses points de vue sans interruption ni jugement. Ensemble, vous identifierez les problèmes spécifiques mentionnés dans le rapport et leur impact sur l'employé et l'entreprise.
2. Une fois les problèmes identifiés, élaborez conjointement un plan d'action précis, détaillant les étapes à entreprendre, les responsabilités et les délais. Assurez-vous de planifier des réunions de suivi régulières pour évaluer les progrès et ajuster le plan si nécessaire, tout en offrant un soutien continu à l'employé tout au long du processus.
3. Une fois les actions entreprises, évaluez les résultats obtenus et assurez-vous que les problèmes sont résolus de manière satisfaisante. Tout au long du processus, maintenez une communication ouverte et transparente avec l'employé, et documentez les étapes pour référence future.
4. Enfin, utilisez cette expérience pour mettre en place des mesures préventives afin d'éviter la récurrence de problèmes similaires à l'avenir, assurant ainsi un environnement de travail plus harmonieux et efficace.
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